Электронный документооборот в Броварах планируют ввести для ОТГ

Чиновники Броварской громады выносят на рассмотрение завтрашней сессии вопрос о «Об утверждении Программы внедрения системы электронного документооборота в Броварском городском совете Броварского района Киевской области и ее исполнительных органах на период 2021-2022 годы». Таким образом планируют значительно ускорить работу с документами.

Как отмечают чиновники, в исполкоме уже функционирует программный комплекс АСКОД. Однако система фактически используется для регистрации входящей и исходящей документации, выполняет функции учета и контроля сроков выполнения некоторых категорий документов.

В связи с отсутствием системы электронного документооборота во всех исполнительных органах совета, документооборот осуществляют в бумажной форме с неоднократным копированием и занесением сканированного экземпляра в АСКОД после каждой письменной резолюции. А некоторые категории документов дополнительно направляются по электронной почте.

 Текущее состояние документооборота существенно ухудшает оперативный контроль исполнительной дисциплины, констатируют в руководстве Совета Броварской ОТГ. Тем более, сейчас, как правило, используется программное обеспечение и базы данных, которые несовместимы или имеют ограниченный функционал.

Подробнее о стоимости и времени на внедрение электронного документооборота

Как указано в паспорте программы, на 2021 год предполагают объем средств в размере 1,4 млн грн. А на 2022 год – 225 тыс грн. Средства могут выделять из бюджета Броварской громады или из других источников.

В то же время, как рассказал во время сегодняшнего согласительного совета председатель громады Игорь Сапожко, стоимость всей электронной системы может достичь 20 млн грн. К тому же, на содержание придется ежегодно тратить еще по 2,5 млн грн. Поэтому главная возможная помеха – именно финансовая.

В рамках выполнения программы планируют приобретение программного комплекса и оборудования, которое позволит полноценно функционировать ПК. К тому же, нужно будет разработать и индивидуализировать дополнительные модули, а также научить чиновников пользоваться нововведением.

Местные чиновники указывают, что система электронного документооборота предоставит возможность:

• значительного повысить исполнительную дисциплину должностных лиц Совета за счет своевременного уведомления о поручении руководства и организации надежного контроля за исполнением;
• выявление слабых мест в работе документооборота для принятия соответствующих организационных мер по оптимизации;
• оперативно доставлять документы руководителям и предоставлять им необходимую информацию для принятия решений;
• значительного уменьшения времени на осуществление стандартных операций;
• значительного сокращения затрат времени на поиск необходимых документов;
• ускорение внутреннего документооборота;
• уменьшение бумажного документооборота;
• аналитической и статистической оценки эффективности;
• обеспечение целостности и конфиденциальности информации.

• Назад
• Вперёд